11 Thủ Thuật Excel Cơ Bản Dân Văn Phòng, Kế Toán Nên Biết
Excel luôn là một công cụ tuyệt vời dành cho dân văn phòng. Việc nắm vững những thủ thuật cơ bản để sử dụng Excel thành thạo và chuyên nghiệp là điều không thể thiếu. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về các thủ thuật này.
Bài viết được thực hiện trên máy tính hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2016, nhưng bạn cũng có thể áp dụng trên các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013 và trên MacOS.
Vấn đề 1: Trong quá trình làm việc, bạn có thể cần mở nhiều trang tính cùng lúc để đối chiếu thông tin.
Giải pháp: Nhấn giữ Ctrl và chọn những file Excel muốn mở, sau đó nhấn Enter.
Lưu ý: Đối với hàm Tổng (Sum), Trung bình (Average), Giá trị nhỏ nhất (Min) và Giá trị lớn nhất (Max) thì chỉ hiển thị đúng với dữ liệu dạng số.
Excel cũng giúp bạn xem thống kê dữ liệu cực nhanh như sau:
- Average: Số trung bình của các dữ liệu số.
- Count: Đếm tổng số ô bạn đã quét.
- Sum: Tổng của dữ liệu số bạn đã nhập.
- Numerical Count: Đếm các ô có chứa dữ liệu.
- Min: Giá trị nhỏ nhất.
- Max: Giá trị lớn nhất.
Vấn đề 2: Bạn muốn kiểm tra công thức nhưng lại có quá nhiều dữ liệu để kiểm tra từng ô.
Giải pháp: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~ để xem nhanh các công thức.
Vấn đề 3: Cần nhập thủ công từng dữ liệu giống nhau vào các ô trong Excel.
Giải pháp: Nhập dữ liệu một lần, sau đó nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc phải của ô đó và kéo xuống.
Vấn đề 4: Bạn cần nhập ngày tháng nhưng lại phải nhìn xuống đồng hồ góc phải để nhập thủ công.
Giải pháp: Quét các ô cần nhập và nhấn tổ hợp phím Ctrl + ;.
Bạn có biết đến hàm =Sum để tính tổng trong Excel? Tuy nhiên, còn một cách tính tổng cực kỳ nhanh khác mà bạn nên biết!
Chỉ cần quét toàn bộ cột bạn muốn tính tổng và nhấn tổ hợp phím Alt + =.
Vấn đề 5: Không thể đổi tiêu đề từ dòng thành cột một cách nhanh chóng.
Giải pháp: Thực hiện như sau:
- Quét chọn toàn bộ bảng dữ liệu bạn muốn thay đổi.
- Nhấn chuột phải và chọn Copy.
- Chọn một ô bất kỳ.
- Nhấn chuột phải chọn Paste Special và chọn ô Transpose.
Vấn đề 6: Bạn muốn ẩn các cột và hàng nhưng chỉ ẩn được 1 ô dữ liệu trên hàng và trên cột.
Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:
- Quét chọn toàn bộ dòng và cột bạn muốn ẩn.
- Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên phải và chọn nhóm theo cột (Columns) hoặc dòng (Row).
Trên bảng tính sẽ xuất hiện nhóm hàng cột, để ẩn dữ liệu, bạn chỉ cần nhấn dấu trừ "-"; để hiện dữ liệu, nhấn dấu cộng "+".
Vấn đề 7: Bạn đang làm việc với nhiều dữ liệu và khi kéo xuống những ô bên dưới để điền dữ liệu thì lại bị mất thanh tiêu đề.
Giải pháp: Sử dụng công cụ Freeze Panes để cố định dòng tiêu đề. Vào thẻ View và chọn Freeze Top Row.
Để cố định cột tiêu đề, vào thẻ View và chọn Freeze First Column.
Vấn đề 8: Bạn muốn sao chép dữ liệu nhanh chóng.
Giải pháp: Quét toàn bộ dữ liệu cần sao chép, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C, chọn ô cần dán và nhấn Ctrl + V.
Vấn đề 9: Bạn chỉ muốn in một phần trong dữ liệu của file Excel nhưng lại hiển thị hết cả trang tính khi in.
Giải pháp: Thực hiện theo các bước sau:
- Chọn vùng in bằng cách bôi đen vùng cần in.
- Đặt vùng in bằng cách vào Page Layout > Print Area > Set Print Area.
- In vùng đã chọn như bình thường.
Vấn đề 10: Bạn muốn chuyển qua trang tính khác nhưng không muốn dùng chuột.
Giải pháp: Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Pg Up và Ctrl + Pg Down.
Vấn đề 11: Bạn đang nhập dữ liệu và muốn con trỏ chuột nhảy sang trái phải thay vì lên xuống.
Giải pháp: Nhấn vào thẻ File > chọn Options > chọn mục Advanced > chọn After Pressing Enter và thiết lập Direction cho vị trí con trỏ chuột.
Đó là những thủ thuật cơ bản trong Excel cực kỳ hữu dụng mà dân văn phòng nên biết để thao tác nhanh và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn có thắc mắc gì, hãy để lại bình luận bên dưới. Nếu thấy bài viết hay, hãy chia sẻ với mọi người nhé. Chúc bạn thành công!
